Tilikauden loppu tarkoittaa monelle yrittäjälle paperisotaa. Ei kuitenkaan hätää. Hyvin valmisteltu on puoliksi tehty. Tässä artikkelissa käymme läpi tilinpäätöksen tärkeimmät vaiheet ja kerromme, miten sähköinen kirjanpito-ohjelma tekee prosessista kivuttoman.
Milloin tilinpäätös pitää tehdä?
Yrittäjän muistilista tilinpäätöksen laatimiseen
Yleisimmät virheet tilinpäätöksessä
Muista Palkkojen vuosi-ilmoitus
Maksa lisäennakko ennen tammikuun loppua
Määräaika: Tilinpäätös on laadittava 4 kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
Vahvistaminen: Osakeyhtiön yhtiökokouksen on vahvistettava tilinpäätös.
Rekisteröinti: Tilinpäätös on ilmoitettava kaupparekisteriin 2 kuukauden kuluessa vahvistamisesta.
Katso, että kaikki myynti- ja ostolaskut on kirjattu. Tarkista samalla, että kaikille kirjauksille löytyy varmentava kuitti. Tarkista myyntisaamisten ja ostovelkojen raporteilta, että saldot vastaavat taseen saldoja.
Varsinkin tilikauden vaihteelle ajoittuvista kirjauksista löytyy usein jaksotettavaa. Yleisiä jaksotettavia menoja ovat vuodeksi eteenpäin maksetut lisenssimaksut, vakuutusmaksut ja jälkikäteen veloitetut maksut (esimerkiksi Facebook ja Google laskuttaa mainosmaksut jälkikäteen, jolloin ne voidaan jaksottaa edeltävälle tilikaudelle). Jaksotuksissa noudatetaan olennaisuuden periaatetta eli sellaisia menoja ei tarvitse jaksottaa, jotka eivät ole olennaisia. Raja on häilyvä, mutta esimerkiksi muutaman kympin kulu ei ole olennainen, jos liikevaihto on vaikkapa 50 000 euroa. Poikkeuksena kuitenkin myynnit ja ostot (tiliryhmät 3000-4999), jotka on aina jaksotettava, vaikka erä ei olisi olennainen.
Täsmäytä sen jälkeen tilien saldot eli varmista, että esimerkiksi myyntisaamisten, pankkitilin ja pankkilainojen kirjanpidossa näkyvät arvot vastaavat todellisia arvoja. Tarkista myös, että taseen Vastaavaa ja Vastattavaa -puolien saldot ovat samat.
Tulosta laskiessa pitää huomioida verovapaat tulot ja vähennyskelvottomat menot. Verovapaita tuloja ovat esimerkiksi oma-aloitteisten verojen hyvityskorot, joten nämä pitää vähentää tilikauden tuloksesta, jotta yhteisöveron määrä voidaan laskea. Vähennyskelvottomia menoja taasen ovat esimerkiksi 50 % edustusmenoista, sakot ja muut rangaistusmaksut sekä veronkorotukset. Verotettavan tuloksen selvittyä kirjataan mahdollisesti vielä maksettavaksi tuleva ennakkovero Passeli Meritiin siirtovelkoihin, tai jos veroa on palautumassa, kirjataan se siirtosaamisiin.
Tase-erittelyissä jokaisen taseen tilin sisältö eritellään tarkemmin. Erittelylle saa pohjan lataamalla Word-tiedoston Passeli Meritin tilinpäätöstoiminnallisuuden kautta (Kirjanpito -> Tilinpäätös -> Uusi raportti.)
Saat laadittua julkisen version esimerkiksi Passeli Meritissä Tilinpäätös-toiminnolla, kun rapottia laatiessasi jätät ruksimatta kohdan: Yksityiskohtainen.
Dokumentit voi ladata esimerkiksi Passeli Meritistä pdf-tiedostoina. Säilytä näitä tilinpäätösdokumenttien mukana.
Pöytäkirjasta pitää lähettää veroilmoituksen yhteydessä kopio viranomaisille. (Ei koske toiminimiä.)
Dokumentit siirtyvät kaupparekisteriin automaattisesti, kunhan ne vain nimeää oikein.
Yksityisten ja yrityksen kulujen sekoittaminen.
ALV-velan väärä kirjaus.
Matkalaskujen unohtaminen (linkitä matkalasku-ominaisuuteen, jos sellainen on).
Etätyö on vakiintunut pysyväksi osaksi monen yrittäjän arkea. Kodistaan työtä tekevä voi tehdä verotuksessaan työhuonevähennyksen, tämä on etu, joka kannattaa ehdottomasti hyödyntää.
Vähennyksen voi tehdä kahdella eri tavalla: todellisten kulujen mukaan tai kaavamaisella työhuonevähennyksellä.
Todelliset kulut: Vähennyksen määrä riippuu mm. asunnon kokonaispinta-alasta, kuinka suuri osa asunnosta on yritystoiminnan käytössä ja toiminnan laajuudesta. Tämä vaatii tarkkaa tositteiden säilyttämistä.
Kaavamainen työhuonevähennys: Tämä on helpoin tapa. Vuonna 2025 vähennyksen enimmäismäärä on 960 euroa. Saadaksesi maksimisumman, etätyöpäiviä on oltava yli 50 % kaikista työpäivistä. Jos etätyötä on vähemmän (alle 50 %), vähennys on 480 euroa.
Osakeyhtiön kautta toimiva yrittäjä voi tehdä työhuonevähennyksen henkilökohtaisessa verotuksessaan samoin periaattein (max. 960 €).
Vinkki osakeyhtiöyrittäjälle: Osakeyhtiö voi myös vuokrata osakkaan kodista työhuoneen käyttöönsä. Tällöin on tehtävä kirjallinen vuokrasopimus, ja vuokra on oltava käypää markkinahintaa. Vuokratulo on ilmoitettava osakkaan henkilökohtaisessa verotuksessa pääomatulona.
Tulonhankkimismenoja ovat työhuoneen lisäksi mm. tietokoneet, tietoliikenneyhteydet, ammattikirjallisuus ja työkalut. Palkansaajalla (myös itselleen palkkaa maksavalla YEL-yrittäjällä) on automaattinen 750 euron tulonhankkimisvähennys. Jos kulusi (kuten työhuonevähennys 960 €) ylittävät tämän 750 euron rajan, saat vähentää ylimenevän osuuden verotuksessa.
Verovapaat matkakustannusten korvaukset tarkistetaan vuosittain. Vuonna 2025 summat ovat seuraavat:
Kilometrikorvaus: Yrittäjä on oikeutettu kilometrikorvauksiin, kun työajoa ajetaan omalla autolla. Vuonna 2025 verovapaa kilometrikorvaus on 0,57 euroa per kilometri. Muista tehdä työmatkasta asiallinen matkalasku kirjanpitoon. Huomioi, että asunnon ja varsinaisen työpaikan välistä matkaa ei lasketa kilometrikorvaukseen oikeuttavaksi työmatkaksi.
Päivärahat: Yrittäjä voi nostaa verotonta päivärahaa työmatkoilta.
Osapäiväraha (yli 6 h): 24 euroa.
Kokopäiväraha (yli 10 h): 53 euroa.
Matkakohteen on oltava yli 15 kilometrin päässä joko asunnosta tai työpaikasta.
Asunnon ja työpaikan väliset matkat vähennetään yrittäjän henkilökohtaisessa verotuksessa halvimman kulkuneuvon (yleensä julkinen liikenne) mukaan. Huomioi, että näiden matkojen omavastuu on noussut: se on nykyään 900 euroa (aiemmin 750 €).