Kirjanpito-ohjelman valinta vuonna 2026: 5 asiaa, jotka tulee vaatia

Kirjanpito on monelle yrittäjälle kirosana, joka tarkoittaa kuittirumbaa, mappien pyörittelyä ja pelkoa verottajan kirjeistä. Entä jos kirjanpito ei olisikaan pakollinen paha, vaan tapa nukkua yöt rauhassa?

Oikean kirjanpito-ohjelman valinta on yksi tärkeimmistä päätöksistä jo yritystoiminnan alussa. Väärä valinta sitoo manuaaliseen työhön ja Excel-viidakkoon. Oikea valinta automatisoi rutiinit ja pitää verottajan tyytyväisenä. Kirjanpito-ohjelmia kannattaa tutkia ja kilpailuttaa myös yritystoiminnan edetessä. Älä tyydy keskinkertaiseen vaan vaadi hyvää.

Tässä oppaassa kerromme, mitä modernilta kirjanpito-ohjelmalta tulee vaatia – olitpa sitten pienyrittäjä tai Pk-yrityksen kirjanpitäjä.

Haluatko säästää aikaa? Siirry sinua kiinnostavaan kohtaan sisällysluettelon avulla!

1. Unohda mapit – vaadi täydellistä sähköisyyttä
2. Pankkiyhteys on pakollinen – ilman sitä teet turhaa työtä
3. Yhteiskäyttö kirjanpitäjän kanssa
4. Hinta vs. ominaisuudet – Mitä ilmainen ohjelma todellisuudessa maksaa?
5. Asiakastuki, joka puhuu kieltäsi
Usein kysyttyä kirjanpito-ohjelman valinnasta

1. Unohda mapit – vaadi täydellistä sähköisyyttä

Saattaa tuntua turvalliselta tulostaa laskut kirjanpitäjälle ja toimittaa ne fyysisesti perille mapissa. Näet konkreettisesti asian siirtyvän työpöydältä toiselle. Sähköinen kirjanpito on kuitenkin tullut jäädäkseen syystä. Se nopeuttaa, helpottaa ja tehostaa kirjanpidon lisäksi alustavia rutiinitehtäviä kuten laskutusta ja kuittien käsittelyä. 

Nykyaikainen kirjanpito-ohjelma toimii sähköisesti. Se tarkoittaa, että:

• Kuitit kuvataan heti: Kuitit eivät enää haalistu lompakossa, vaan ne kuvataan sovelluksella ja siirretään suoraan kirjanpitoon. Ostajan ja kirjanpitäjän aikaa säästyy useita minuutteja jokaisen käsiteltävän kuitin kohdalla. Kuukausitasolla aikaa ja rahaa säästyy huomattavasti.

• Ei huolta varmuuskopioista: Jos tietokoneesi hajoaa, kirjanpitosi on turvassa. Aina. Tämä saattaa tuntua yhdentekevältä kunnes vahinko oikeasti sattuu.

• Reaaliaikaisuus: Näet tuloksesi heti. Myyntilaskut ja niiden maksutilanne, ostolaskut ja niiden maksutilanne sekä yrityksen ostot näkyvät sähköisessä kirjanpidossa heti. Tämä mahdollistaa päätöksenteon joka ei perustu pelkästään reaaliaikaiseen tietoon vaan myös ohjelman luomiin ennusteisiin.

Esimerkki: Kahvilayrittäjä käy tukussa. Ennen hän säästi kuitin taskussaan ja kaivoi ne kirjanpitäjää varten vasta pyydettäessä. Nyt hän nappaa kuitista kuvan sovelluksella jo kaupassa. Päästyään toimistolle, kuitti odottaa jo kirjanpidossa tiliöintiä. Aikaa säästyi useita minuutteja ja yrityksen tilanne on nähtävissä reaaliaikaisesti.

2. Pankkiyhteys on pakollinen – ilman sitä teet turhaa työtä

Jos kirjanpito-ohjelmassa ei ole pankkiyhteyttä, se on vain kirjaukseen tarkoitettu työkalu ilman yhteyksiä ja automaatiota.

Miksi? Koska ilman pankkiyhteyttä suoritukset kirjataan käsin tai lataamalla CSV-tiedostoja verkkopankista.

Vaadi tätä: Ohjelman täytyy hakea tiliotteet automaattisesti. Kun avaat ohjelman aamulla, näet heti, ovatko asiakkaat maksaneet laskunsa. Passeli Meritissä pankkiyhteys on saumaton osa kirjanpidon kokonaisuutta.

Hyvin suunnitellun pankkiyhteyden avulla oikein maksetut suoritukset kohdistuvat laskuille automaattisesti. Virheellisesti maksetut suoritukset kohdistuvat ohjelman toimesta alustavasti ja vaativat käyttäjältä vain hyväksynnän.

3. Yhteiskäyttö kirjanpitäjän kanssa

Tämä on kohta, jossa moni halpa ohjelma tulee kalliiksi.
Jos valitset ohjelman, jota kirjanpitäjäsi ei käytä, tulee sinun toimittaa hänelle materiaaleja sähköpostilla tai paperisena. Se maksaa kirjanpitäjän aikaa – ja sinun rahaasi.

On hyvä myös muistaa, että ihminen tekee virheitä. Jokainen käsin syötetty tieto on riski, jota ei enää tarvitse ottaa.

Ratkaisu: Valitse ohjelma, jota voit käyttää yhdessä kirjanpitäjän kanssa.

• Yrittäjä ja työntekijät hoitavat laskutuksen ja kuvaavat kuitit kirjanpitoa varten.

• Kirjanpitäjä hoitaa kirjanpidon samassa järjestelmässä.

• Ei sähköposteja, ei mappeja eikä ainakaan paperikuitteja.

4. Hinta vs. ominaisuudet – Mitä ilmainen ohjelma todellisuudessa maksaa?

Markkinoilta löytyy ilmaisia kirjanpito-ohjelmia sekä tietysti Excel, jolla monet yritykset hoitavat kirjanpidon ja jopa laskutuksen. Kannattaa kuitenkin muistaa, että ilmaisen ohjelman ylläpitoon, asiakaspalveluun ja kehittämiseen ei panosteta kuten maksullisiin ohjelmiin. 

Excel saattaa kuulostaa hyvältä ratkaisulta mutta ongelman tullen yrittäjä on täysin yksin.

Ilmaisissa ohjelmissa puuttuu usein tärkeitä ominaisuuksia, kuten:

• Automaattiset ALV-laskelmat.

• Viralliset raportit (Tase ja Tuloslaskelma).

• Sähköiset ominaisuudet (mm. laskujen lähetys, maksaminen, pankkiyhteys).

• Asiakastuki.

Passeli Merit tarjoaa läpinäkyvän hinnoittelun. Maksat siitä mitä käytät, ja ohjelma skaalautuu yrityksesi kasvaessa.

Monelle aloittavalle yrittäjälle Excel tuntuu turvalliselta. Se on kuitenkin riski. Katso miksi:

5. Asiakastuki, joka puhuu kieltäsi

Ohjelman käytössä tulee väistämättä eteen tilanteita, joissa kaipaat apua. Onko ohjelmassa chat-tuki tai puhelinpalvelu? Varmista, että asiakastuki on tavoitettavissa niissä kanavissa, jotka tuntuvat sinusta parhailta.

Ilmaiset ja maksulliset koulutukset käyttöönoton ja käytön tukena. Ohjelmiston hankinta on aina investointi. On tärkeää, että ohjelman käyttöönotto on mahdollisimman nopeaa ja sujuvaa. Varmista siis, että palveluntarjoajalla on laaja tarjonta koulutuksia ja webinaareja, joiden avulla ohjelman opettelu on mahdollisimman sujuvaa.

Passeli Meritissä saat apua asiantuntijoilta suomeksi puhelimitse, sähköpostilla ja chatissä. Tarjoamme ilmaisia käyttöönottowebinaareja sekä syventäviä koulutuksia ohjelman käytön tueksi. On tärkeää, että ohjelman käyttö on sujuvaa ja mahdollisimman kattavaa jotta asiakkaat saavat täyden hyödyn hankinnastaan.

Usein kysyttyä kirjanpito-ohjelman valinnasta

Voinko tehdä kirjanpidon itse Passeli Meritillä?

Kyllä voit. Passeli Merit on suunniteltu niin helppokäyttöiseksi, että peruskirjanpito onnistuu ilman kirjanpitäjän tutkintoa. Ohjelma ohjaa kirjaamaan tositteet oikein. Suosittelemme kuitenkin, että tilinpäätöksen ja veroilmoituksen tarkistaa ammattilainen.

Voinko tehdä itse vain laskut ja antaa kirjanpitäjän hoitaa kirjanpidon?

Se onnistuu oikein hyvin. Hankit vain lisäkäyttäjän ja annat kirjanpitäjällesi oikeuden ohjelmaan. Mikäli sinulta puuttuu kirjanpitäjä, voit etsiä itsellesi jo valmiiksi Passeli Meritiä käyttävät kirjanpitäjän tilitoimistokumppaniemme joukosta.

Mikä on paras kirjanpito-ohjelma toiminimelle?

Toiminimelle paras ohjelma on selkeä ja kustannustehokas. Sen täytyy tukea kahdenkertaista kirjanpitoa. Passeli Merit on suosittu valinta toiminimen kirjanpitoon, sillä siinä yhdistyy helppo laskutus, sähköiset toiminnot ja kirjanpito samassa paketissa.

Voiko ohjelmaa vaihtaa kesken tilikauden?

Kyllä voi, mutta helpointa se on tilikauden vaihteessa. Jos vaihdat kesken kauden, sinun tulee tuoda alkusaldo edellisestä ohjelmasta. Passeli Meritin tuki auttaa tässä prosessissa, jotta vaihto on kivuton.

Tarvitsenko erillisen ohjelman laskutukseen ja kirjanpitoon?

Et tarvitse. Passeli Meritissä nämä ovat samassa. Kun teet myyntilaskun, se kirjautuu automaattisesti kirjanpitoon myynniksi. Yksi työ, kaksi hoidettua asiaa.

Yhteenveto: Valitse mielenrauha

Kirjanpito on yrityksesi sydänkäyrä. Älä jätä sitä arvailujen varaan.
Haluatko kokeilla, kuinka paljon helpompaa yrittäjän arki voi olla?
Tutustu Passeli Meritin kirjanpito-ohjelmaan ja aloita ilmainen 30 päivän kokeilu.