Haluatko rahasi tilille heti vai myöhemmin? Laskutus on yrityksesi tärkein prosessi – se on ainoa tapa kotiuttaa rahat tehdystä työstä. Silti moni yrittäjä hoitaa laskutuksen edelleen vaikeimman kautta. Hyvä laskutusohjelma ei vain luo PDF-tiedostoa, vaan se varmistaa kassavirtasi. Tässä artikkelissa kerromme, miksi Excel voi tulla kalliiksi ja mitä ominaisuuksia modernilta laskutusohjelmalta on pakko vaatia vuonna 2026.
Miksi laskutusohjelmalla tulee voida lähettää verkkolaskuja, ei vain sähköposteja?
Laskutusohjelman käytöönotto ja opettelu
Laskutusohjelman raportointi ja analytiikka yritystoiminnan tukena
Laskun tulee syntyä minuutissa, ilman virheitä
Laskutusohjelman integroitavuus muihin järjestelmiin
Mitä eroja on ilmaisten ja maksullisten laskutusohjelmien välillä?
Muistilista hyvää laskutusohjelmaa etsivälle
Usein kysyttyä laskutusohjelman valinnasta
Tiesitkö, että verkkolasku maksetaan keskimäärin 2 päivää nopeammin kuin sähköpostilasku? Sähköpostin liitteenä lähetettävät PDF-muotoiset laskut voivat hukkua roskapostiin tai hautautua muiden lukemattomien sähköpostien joukkoon. Verkkolasku vastaanotetaan suoraan asiakkaan ostoreskontraan tai verkkopankkiin. Laskua koskevat tiedot ovat sähköisessä muodossa ja siksi laskun kierrättäminen, hyväksyminen ja maksaminen on helppoa ja nopeaa. Verkkolaskuna lähetettyä laskua koskevat suoritukset maksetaan lisäksi automaattisesti oikein, jolloin myös suoritusten kohdistaminen on nopeaa.
Yrityksillä on ollut oikeus pyytää toiselta yritykseltä laskua sähköisessä muodossa (eli verkkolaskuna) huhtikuusta 2020 alkaen. Lisäksi laskussa on oltava tiettyjä pakollisia laskutustietoja, joita Suomen laki ei ole aiemmin vaatinut. Verkkolaskulaki ei koske alle 10 000 euron liikevaihtoa tekeviä yrityksiä eikä yrityksiä, jotka harjoittavat ainoastaan B2C-kaupankäyntiä. Lue lisää blogista: Verkkolaskutus on pakollista kun laskutetaan yrityksiä
Verkkolasku maksetaan nopeammin kuin esimerkiksi sähköpostilla tai postilla lähetyt laskut
Verkkolasku maksetaan oikein, jolloin suorituksen käsittelyssä säästyy aikaa
Ajallaan ja oikein maksetut suorituksen vähentävät tarvetta maksumuistutuksille
Yrityksen rahatilanne ja ennustettavuus parantuvat kun kassavirta nopeutuu
Parhaat laskutusohjelmat ovat selkeitä ja niiden käyttö on intuitiivista. Käyttöönoton tulisi olla helppoa, jotta yrittäjä pääsee aloittamaan laskuttamisen ilman turhia viivästyksiä.
Ohjelman käyttöliittymän tulee olla selkeä ja johdonmukainen. Lisäksi laadukkaaseen laskutusohjelmaan on tarjolla selkeitä ohjeita ja ohjevideoita käytön tueksi.
On tärkeää, että näet käyttöliittymän ja tunnet sen omaksesi. Testaa siis ohjelmaa ennen ostopäätöstä.
Varmista, että asiakaspalvelu palvelee omalla kielelläsi ja henkilökohtaisesti.
Kaipaat varmasti myös ohjeita. Onhan ohjeet helposti löydettävissä ilman tarvetta olla yhteydessä asiakaspalveluun
Parhaat laskutusohjelmat tarjoavat kattavat raportit sekä mahdollistavat analytiikan avulla liiketoiminnan optimoinnin.
Hyvä laskutusohjelma tarjoaa usein erilaisia raportointimahdollisuuksia. Laskutusraportit antavat yleiskuvan laskutuksen tilanteesta, kuten avoimista ja maksetuista laskuista. Maksuraportit puolestaan näyttävät yrityksen maksutapahtumat, kuten maksut ja hyvitykset, kun taas myyntiraportit kertovat yrityksen myynnistä, esimerkiksi myyntiluvuista ja myyntitilauksista.
Parhaat laskutusohjelmat tarjoavat myös monipuolisia analytiikkatyökaluja, joilla voidaan analysoida laskutus- ja maksutapahtumia tarkemmin. Tällaisia ovat esimerkiksi tietojen visualisointi, ennustus ja erilaiset dataan perustuvat analyysit. Näiden työkalujen avulla yritys voi ennustaa tulevaa kassavirtaa, löytää asiakaskohtaisia laskutusongelmia tai analysoida myyntidataa tarkemmin.
Usein ajatellaan, että laskutusohjelma on vain työkalu laskun luomiseen. Koemme tämän olevan väärin. Paras laskutusohjelma on kuin talousjohtaja taskussasi. Kun vertailet ohjelmistoja, varmista, että saat vastaukset näihin kolmeen kysymykseen:
Kuka on minulle velkaa juuri nyt? (Avoimet myyntilaskut)
Jos et valvo saataviasi, toimit pankkina asiakkaillesi – ilmaiseksi. Passeli Merit näyttää erääntyneet laskut, jotta voit reagoida niihin heti.
Mistä rahani tulevat? (Myyntiraportit)
Mututuntuma voi valehdella. Raportti paljastaa armotta, mikä tuote tai palvelu on oikea rahasampo ja mikä vain vie aikaasi.
Paljonko olen velkaa verottajalle? (ALV-raportti)
ALV-rahat eivät ole sinun, vaikka ne tililläsi ovatkin. Hyvä ohjelma erittelee ne automaattisesti, jotta et käytä verottajan rahoja vahingossa omiin hankintoihisi.
Asiakasrekisteri mahdollistaa asiakastietojen tallentamisen yhteen paikkaan, jolloin ne ovat aina helposti saatavilla. Laskujen luominen on helppoa asiakasrekisterin avulla, sillä ohjelmasta löytyvät valmiit laskupohjat, joihin asiakkaan tiedot syötetään automaattisesti. Laskujen luominen onnistuu muutamalla klikkauksella, jolloin laskutusprosessi on nopeampaa ja virheiden mahdollisuus pienenee. Asiakasrekisterin avulla asiakkaan aikaisemman laskuhistorian tarkastelu on helppoa ja toimenpiteiden tekeminen, kuten alennusten antaminen on helppoa.
Syötät tuotteen kaikkine tietoineen ohjelmaan vain kerran. Tämän jälkeen haet laskulle tuotteen ja sitä koskevat tiedot siirtyvät laskulle automaattisesti.
Kun laskutusohjelma voidaan integroida sujuvasti muihin järjestelmiin, kuten kirjanpito- ja varastonhallintajärjestelmiin, liiketoimintaprosessit tehostuvat ja manuaalisen työn aiheuttamat virheet vähenevät. Esimerkiksi tositteiden automaattinen siirtäminen kirjanpitojärjestelmään vähentää virheiden riskiä ja nopeuttaa kirjanpitoa. Passeli Meritiin saat liitettyä useita suosittuja ohjelmia verkkokaupasta kuittisovelluksiin. Passeli Meritin laskutusohjelmassa on aina mukana myös kirjanpito, joten sitä ei tarvitse hankkia erikseen. Passeli Meritiin voit integroida myös Fikuron tehokkaan varastonhallintajärjestelmän.
Hyvä laskutusohjelma ei kuormita pienyrittäjän budjettia liikaa, vaan sen käyttö on kustannustehokasta. Laskutusohjelmasta ei kannata pihistellä, mutta ei myöskään maksaa liikaa. Sen vuoksi Passeli Meritistä löytyy useita eri tasoja yrittäjän muuttuvien tarpeiden mukaan.
Muista vertailla hinnan lisäksi myös laskutusohjelmien ominaisuuksia. Listaa ylös ne asiat, jotka ovat toiminnallesi tärkeitä.
Ilmaisia laskutusohjelmia löytyy kyllä ja osa niistä on hyvin pieneen laskutukseen varmasti oikein hyviä. Ilmaiset laskutusohjelmat on kuitenkin tarkoitettu hyvin pieneen laskutukseen (1-3 laskua / kk) tai vain kertaluontoiseen laskutukseen. Näissä tilanteissa järeämmän laskutusohjelman hankinta saattaa olla liian suuri kulu yritykselle.
Suora yhteys kirjanpitoon
Voitko lähettää aineiston kirjanpitäjälle yhdellä napilla, vai joudutko lataamaan tiedostoja tai viemään laskuja kirjanpitäjällesi?
Päivitykset ja jopa lakisääteiset muutokset
Lainsäädäntö, kuten ALV-kannat muuttuvat. Päivittyykö Excelisi tai ilmainen laskutusohjelma automaattisesti
Asiakastuki
Ilmaisen ohjelmiston kulurakenne tuskin kestää ammattimaista asiakaspalvelua. Ongelman tullen asiakas jää usein yksin.
Ominaisuus |
Excel / ilmainen laskutusohjelma |
Modeni ja tehokas laskutusohjelma |
| Verkkolaskutus | Ei onnistu | Onnistuu suoraan ohjelmasta |
| Suoritusten kirjaus | Manuaalisesti tiliotetta selaamalla | Automaattisesti |
| Laskujen virheettömyys | Käsin syötetyt tiedot ovat alttiita virheille |
Tiedot tulevat laskuille asiakasrekisteristä ja tuoterekisteristä, jolloin virheiden määrä on hyvin vähäinen |
| Yhteys kirjanpitoon | Yhteyttä ei ole, jolloin kirjanpidon kulut kasvavat | Suora yhteys kirjanpitoon. Kirjanpito pysyy reaaliajassa |
| Hinta | Ilmainen mutta sen puutteet aiheuttavat suuriakin kustannuksia | Passeli Meritin saat alkaen 24,99 € / kk |
Toiminimelle paras ohjelma on helppokäyttöinen ja edullinen, joka tukee verkkolaskutusta. Paperilaskujen lähettäminen on paitsi kallista, myös riskialtista. Laskujen perille viemiseen saattaa kulua kohtuuttomasti aikaa jolloin myös niiden maksaminen viivästyy. Passeli Merit on suosittu valinta, koska se skaalautuu toiminimen tarpeisiin ilman piilokuluja.
Pk-yritykselle kriittisin ominaisuus on reaaliaikainen pankkiyhteys, joka kohdistaa saapuneet suoritukset laskuihin automaattisesti. Passeli Meritissä tämä on vakio-ominaisuus.
Ainakin nämä ominaisuudet tulee löytyä Pk-yrityksen laskutusohjelmasta: asiakasrekisteri ja tuoterekisteri, verkkolaskutus, pankkiyhteys suoritusten käsittelyä varten, yhteys kirjanpitoon.
Kyllä voi. Nykyaikaisissa ohjelmissa, kuten Passeli Meritissä, asiakasrekisterin ja tuoterekisterin tuonti onnistuu helposti Excelistä, joten vaihto on nopea.
Et tarvitse. Hyvässä laskutusohjelmassa, kuten Passeli Meritissä, verkkolaskutusominaisuus on sisäänrakennettu.
Ohjelmia on hyvin paljon eri hintaisia. Mieti kuitenkin hinnan lisäksi myös ominaisuuksia. Puutteelliset ominaisuudet aiheuttavat paljon lisätyötä, joka tulee usein kalliiksi. Modernien laskutusohjelmien hinnat ovat usein helposti löydettävissä. Passeli Meritin hinnasto on selkeästi eritelty ja läpinäkyvä.