Laskutusohjelma on pakollinen kaikille yrityksille - vinkit valintaan

Haluatko rahasi tilille heti vai myöhemmin? Laskutus on yrityksesi tärkein prosessi – se on ainoa tapa kotiuttaa rahat tehdystä työstä. Silti moni yrittäjä hoitaa laskutuksen edelleen vaikeimman kautta. Hyvä laskutusohjelma ei vain luo PDF-tiedostoa, vaan se varmistaa kassavirtasi. Tässä artikkelissa kerromme, miksi Excel voi tulla kalliiksi ja mitä ominaisuuksia modernilta laskutusohjelmalta on pakko vaatia vuonna 2026. 

Haluatko säästää aikaa? Siirry sinua kiinnostavaan kohtaan sisällysluettelon avulla!

Miksi laskutusohjelmalla tulee voida lähettää verkkolaskuja, ei vain sähköposteja?
Laskutusohjelman käytöönotto ja opettelu
Laskutusohjelman raportointi ja analytiikka yritystoiminnan tukena
Laskun tulee syntyä minuutissa, ilman virheitä
Laskutusohjelman integroitavuus muihin järjestelmiin 
Mitä eroja on ilmaisten ja maksullisten laskutusohjelmien välillä?
Muistilista hyvää laskutusohjelmaa etsivälle
Usein kysyttyä laskutusohjelman valinnasta

Miksi laskutusohjelmalla tulee voida lähettää verkkolaskuja, ei vain sähköposteja?

Tiesitkö, että verkkolasku maksetaan keskimäärin 2 päivää nopeammin kuin sähköpostilasku? Sähköpostin liitteenä lähetettävät PDF-muotoiset laskut voivat hukkua roskapostiin tai hautautua muiden lukemattomien sähköpostien joukkoon. Verkkolasku vastaanotetaan suoraan asiakkaan ostoreskontraan tai verkkopankkiin. Laskua koskevat tiedot ovat sähköisessä muodossa ja siksi laskun kierrättäminen, hyväksyminen ja maksaminen on helppoa ja nopeaa. Verkkolaskuna lähetettyä laskua koskevat suoritukset maksetaan lisäksi automaattisesti oikein, jolloin myös suoritusten kohdistaminen on nopeaa.

On tärkeää tietää, että verkkolaskutusta säätelee laki

Yrityksillä on ollut oikeus pyytää toiselta yritykseltä laskua sähköisessä muodossa (eli verkkolaskuna) huhtikuusta 2020 alkaen. Lisäksi laskussa on oltava tiettyjä pakollisia laskutustietoja, joita Suomen laki ei ole aiemmin vaatinut. Verkkolaskulaki ei koske alle 10 000 euron liikevaihtoa tekeviä yrityksiä eikä yrityksiä, jotka harjoittavat ainoastaan B2C-kaupankäyntiä. Lue lisää blogista: Verkkolaskutus on pakollista kun laskutetaan yrityksiä

 4 syytä miksi verkkolaskutus on järkevää myös yrityksille, joille se ei ole pakollista

1. Verkkolasku maksetaan nopeammin kuin esimerkiksi sähköpostilla tai postilla lähetyt laskut

2. Verkkolasku maksetaan oikein, jolloin suorituksen käsittelyssä säästyy aikaa

3. Ajallaan ja oikein maksetut suorituksen vähentävät tarvetta maksumuistutuksille

4. Yrityksen rahatilanne ja ennustettavuus parantuvat kun kassavirta nopeutuu

Laskutusohjelman käyttöönotto ja opettelu

Parhaat laskutusohjelmat ovat selkeitä ja niiden käyttö on intuitiivista. Käyttöönoton tulisi olla helppoa, jotta yrittäjä pääsee aloittamaan laskuttamisen ilman turhia viivästyksiä.

Ohjelman käyttöliittymän tulee olla selkeä ja johdonmukainen. Lisäksi laadukkaaseen laskutusohjelmaan on tarjolla selkeitä ohjeita ja ohjevideoita käytön tueksi.

Ota ohjelman käyttöönotossa nämä asiat huomioon kun valitset laskutusohjelmaa

• On tärkeää, että näet käyttöliittymän ja tunnet sen omaksesi. Testaa siis ohjelmaa ennen ostopäätöstä.

• Varmista, että asiakaspalvelu palvelee omalla kielelläsi ja henkilökohtaisesti.

• Kaipaat varmasti myös ohjeita. Onhan ohjeet helposti löydettävissä ilman tarvetta olla yhteydessä asiakaspalveluun

Laskutusohjelman raportointi ja analytiikka yritystoiminnan tukena

Parhaat laskutusohjelmat tarjoavat kattavat raportit sekä mahdollistavat analytiikan avulla liiketoiminnan optimoinnin.

Hyvä laskutusohjelma tarjoaa usein erilaisia raportointimahdollisuuksia. Laskutusraportit antavat yleiskuvan laskutuksen tilanteesta, kuten avoimista ja maksetuista laskuista. Maksuraportit puolestaan näyttävät yrityksen maksutapahtumat, kuten maksut ja hyvitykset, kun taas myyntiraportit kertovat yrityksen myynnistä, esimerkiksi myyntiluvuista ja myyntitilauksista.

Parhaat laskutusohjelmat tarjoavat myös monipuolisia analytiikkatyökaluja, joilla voidaan analysoida laskutus- ja maksutapahtumia tarkemmin. Tällaisia ovat esimerkiksi tietojen visualisointi, ennustus ja erilaiset dataan perustuvat analyysit. Näiden työkalujen avulla yritys voi ennustaa tulevaa kassavirtaa, löytää asiakaskohtaisia laskutusongelmia tai analysoida myyntidataa tarkemmin.

Hyvä laskutusohjelma toimii kristallipallona

Usein ajatellaan, että laskutusohjelma on vain työkalu laskun luomiseen. Koemme tämän olevan väärin. Paras laskutusohjelma on kuin talousjohtaja taskussasi. Kun vertailet ohjelmistoja, varmista, että saat vastaukset näihin kolmeen kysymykseen:

1. Kuka on minulle velkaa juuri nyt? (Avoimet myyntilaskut)

   Jos et valvo saataviasi, toimit pankkina asiakkaillesi – ilmaiseksi. Passeli Merit näyttää erääntyneet laskut, jotta voit reagoida niihin heti.

2. Mistä rahani tulevat? (Myyntiraportit)

   Mututuntuma voi valehdella. Raportti paljastaa armotta, mikä tuote tai palvelu on oikea rahasampo ja mikä vain vie aikaasi.

3. Paljonko olen velkaa verottajalle? (ALV-raportti)

   ALV-rahat eivät ole sinun, vaikka ne tililläsi ovatkin. Hyvä ohjelma erittelee ne automaattisesti, jotta et käytä verottajan rahoja vahingossa omiin hankintoihisi.

Laskun tulee syntyä minuutissa, ilman virheitä

Helppokäyttöinen asiakasrekisteri

Asiakasrekisteri mahdollistaa asiakastietojen tallentamisen yhteen paikkaan, jolloin ne ovat aina helposti saatavilla. Laskujen luominen on helppoa asiakasrekisterin avulla, sillä ohjelmasta löytyvät valmiit laskupohjat, joihin asiakkaan tiedot syötetään automaattisesti. Laskujen luominen onnistuu muutamalla klikkauksella, jolloin laskutusprosessi on nopeampaa ja virheiden mahdollisuus pienenee. Asiakasrekisterin avulla asiakkaan aikaisemman laskuhistorian tarkastelu on helppoa ja toimenpiteiden tekeminen, kuten alennusten antaminen on helppoa.

Tuoterekisterin avulla tuotteen hakeminen laskulle on helppoa ja virheiden määrä vähenee

Syötät tuotteen kaikkine tietoineen ohjelmaan vain kerran. Tämän jälkeen haet laskulle tuotteen ja sitä koskevat tiedot siirtyvät laskulle automaattisesti.

Laskutusohjelman integroitavuus muihin järjestelmiin 

Kun laskutusohjelma voidaan integroida sujuvasti muihin järjestelmiin, kuten kirjanpito- ja varastonhallintajärjestelmiin, liiketoimintaprosessit tehostuvat ja manuaalisen työn aiheuttamat virheet vähenevät. Esimerkiksi tositteiden automaattinen siirtäminen kirjanpitojärjestelmään vähentää virheiden riskiä ja nopeuttaa kirjanpitoa. Passeli Meritiin saat liitettyä useita suosittuja ohjelmia verkkokaupasta kuittisovelluksiin. Passeli Meritin laskutusohjelmassa on aina mukana myös kirjanpito, joten sitä ei tarvitse hankkia erikseen. Passeli Meritiin voit integroida myös Fikuron tehokkaan varastonhallintajärjestelmän.

Kustannustehokas ja omiin tarpeisiin juuri sopiva

Hyvä laskutusohjelma ei kuormita pienyrittäjän budjettia liikaa, vaan sen käyttö on kustannustehokasta. Laskutusohjelmasta ei kannata pihistellä, mutta ei myöskään maksaa liikaa. Sen vuoksi Passeli Meritistä löytyy useita eri tasoja yrittäjän muuttuvien tarpeiden mukaan.

Muista vertailla hinnan lisäksi myös laskutusohjelmien ominaisuuksia. Listaa ylös ne asiat, jotka ovat toiminnallesi tärkeitä.

Mitä eroja on ilmaisten ja maksullisten laskutusohjelmien välillä?

Ilmaisia laskutusohjelmia löytyy kyllä ja osa niistä on hyvin pieneen laskutukseen varmasti oikein hyviä. Ilmaiset laskutusohjelmat on kuitenkin tarkoitettu hyvin pieneen laskutukseen (1-3 laskua / kk) tai vain kertaluontoiseen laskutukseen. Näissä tilanteissa järeämmän laskutusohjelman hankinta saattaa olla liian suuri kulu yritykselle.

3 asiaa, jotka ilmaisista ohjelmista usein puuttuvat

1. Suora yhteys kirjanpitoon

   Voitko lähettää aineiston kirjanpitäjälle yhdellä napilla, vai joudutko lataamaan tiedostoja tai viemään laskuja kirjanpitäjällesi?

2. Päivitykset ja jopa lakisääteiset muutokset

   Lainsäädäntö, kuten ALV-kannat muuttuvat. Päivittyykö Excelisi tai ilmainen laskutusohjelma automaattisesti

3. Asiakastuki

   Ilmaisen ohjelmiston kulurakenne tuskin kestää ammattimaista asiakaspalvelua. Ongelman tullen asiakas jää usein yksin.

Katso taulukko ilmaisten ja maksullisten laskutusohjelmien eroista

Muistilista hyvää laskutusohjelmaa etsivälle:

• Määrittele tarpeesi ja tavoitteesi - esimerkiksi laskutatko kuluttajia, yrityksiä vai molempia
• Tutki ohjelman ominaisuuksia kuten raportointia
• Hyvässä laskutusohjelmassa laskujen lähettäminen tapahtuu nappia painamalla, kaikissa muodoissa
• Asiakasrekisteri ja tuoterekisteri nopeuttaa laskujen luomista
• Nykyaikainen laskutusohjelma on integroitavissa muihin ohjelmiin
• Tarkista asiakastuen saatavuus ja laatu
• Kokeile ohjelmaa ennen lopullista päätöstä

Usein kysyttyä laskutusohjelman valinnasta:

Mikä on paras laskutusohjelma toiminimelle?

Toiminimelle paras ohjelma on helppokäyttöinen ja edullinen, joka tukee verkkolaskutusta. Paperilaskujen lähettäminen on paitsi kallista, myös riskialtista. Laskujen perille viemiseen saattaa kulua kohtuuttomasti aikaa jolloin myös niiden maksaminen viivästyy. Passeli Merit on suosittu valinta, koska se skaalautuu toiminimen tarpeisiin ilman piilokuluja.

Mitä toimintoja Pk-yrityksen laskutusohjelmassa tulee olla?

Pk-yritykselle kriittisin ominaisuus on reaaliaikainen pankkiyhteys, joka kohdistaa saapuneet suoritukset laskuihin automaattisesti. Passeli Meritissä tämä on vakio-ominaisuus.
Ainakin nämä ominaisuudet tulee löytyä Pk-yrityksen laskutusohjelmasta: asiakasrekisteri ja tuoterekisteri, verkkolaskutus, pankkiyhteys suoritusten käsittelyä varten, yhteys kirjanpitoon.

Voiko laskutusohjelmaa vaihtaa kesken tilikauden?

Kyllä voi. Nykyaikaisissa ohjelmissa, kuten Passeli Meritissä, asiakasrekisterin ja tuoterekisterin tuonti onnistuu helposti Excelistä, joten vaihto on nopea.

Tarvitsenko erillisen ohjelman verkkolaskuihin?

Et tarvitse. Hyvässä laskutusohjelmassa, kuten Passeli Meritissä, verkkolaskutusominaisuus on sisäänrakennettu.

Minkä hintainen on hyvä laskutusohjelma?

Ohjelmia on hyvin paljon eri hintaisia. Mieti kuitenkin hinnan lisäksi myös ominaisuuksia. Puutteelliset ominaisuudet aiheuttavat paljon lisätyötä, joka tulee usein kalliiksi. Modernien laskutusohjelmien hinnat ovat usein helposti löydettävissä. Passeli Meritin hinnasto on selkeästi eritelty ja läpinäkyvä.