Toiminimen kirjanpito – Pakollinen paha vai  kasvun moottori

Moni toiminimiyrittäjä tunnistaa tunteen: on perjantai-ilta, työviikko on takana, mutta ennen viikonlopun viettoa pitäisi vielä selvitellä ryppyiset kuitit ja mapittaa laskut verottajaa varten. Perinteisesti toiminimen kirjanpito on nähty vain lakisääteisenä velvollisuutena.

Mitä jos kääntäisimme asetelman päälaelleen? Nykyaikainen toiminimen kirjanpito ei ole tehty verottajaa varten, vaan sinua varten. Kun hoidat kirjanpidon fiksusti, se lakkaa olemasta kuluerä tai aikasyöppö, ja muuttuu yrityksesi tärkeimmäksi työkaluksi, joka kertoo reaaliajassa, mihin sinulla on varaa ja miten liiketoimintaa tulisi kehittää.

Tässä artikkelissa käymme läpi, miten teet toiminimen kirjanpidosta vaivatonta ja miksi Excel-taulukoiden aika on ohi.

Haluatko säästää aikaa? Siirry sinua kiinnostavaan kohtaan sisällysluettelon avulla!

Yhdenkertainen vai kahdenkertainen kirjanpito toiminimelle?
Teenkö kirjanpidon itse vai ulkoistanko?
3 yleisintä virhettä toiminimen kirjanpidossa, ja kuinka vältät ne
Toiminimen kirjanpito ilman stressiä - Miten ja millä?

Yhdenkertainen vai kahdenkertainen kirjanpito toiminimelle?

Hyvin yleinen kysymys toiminimiyrittäjältä on: kumpi kirjanpitotapa toiminimen kannattaa valita?

Lain mukaan toiminimi (yksityinen elinkeinonharjoittaja) on lähtökohtaisesti oikeutettu yhdenkertaiseen kirjanpitoon, jos toiminta on pientä (esim. ei henkilökuntaa, ja taseen loppusumma tai liikevaihto alittavat tietyt rajat). Yhdenkertainen kirjanpito tarkoittaa käytännössä vain menojen ja tulojen kirjaamista – siis sitä, mitä tilille tulee ja mitä sieltä lähtee.

Toiminimiyrittäjä saa tehdä yhdenkertaisen, eli maksuperusteisen kirjanpidon, jos enintään yksi seuraavista kolmesta rajasta on ylittynyt päättyneellä ja sitä edeltäneellä tilikaudella:

• Taseen loppusumma on enintään 100 000 euroa.

• Liikevaihto tai sitä vastaava tuotto on enintään 200 000 euroa.

• Yrityksen palveluksessa on keskimäärin enintään 3 henkilöä.

Yhdenkertainen kirjanpito eli maksuperusteinen kirjanpito tarkoittaa, että kirjaat ylös vain sen, mitä pankkitilillesi konkreettisesti tulee ja mitä sieltä lähtee – aivan kuten tavallisella tiliotteella, mutta tarkennettuna kuitin numerolla ja verottajaa varten eritellyllä arvonlisäverolla.

Esimerkki sähköasentaja Samin yhdenkertaisesta kirjanpidosta maaliskuulta:

Näyttää taulukkona yksinkertaiselta, eikö? Ja sitähän se teoriassa onkin. Mutta kun kuitteja ja laskuja alkaa kertyä kymmeniä tai satoja vuodessa, niiden naputtelu käsin Exceliin muuttuu tuskastuttavaksi ja virhealttiiksi.

Automaatio tekee kahdenkertaisen kirjanpidon puolestasi. Kun käytät fiksua ohjelmistoa, kuten Passeli Meritiä, se tekee kahdenkertaiset kirjaukset taustalla täysin automaattisesti ilman, että sinun tarvitsee ymmärtää debetiä tai kreditiä. Sinä näet vain selkeät raportit: paljonko rahaa on, ja paljonko arvonlisäveroa pitää maksaa. Näin yrityksesi talous on alusta asti ammattimaisella ja skaalautuvalla pohjalla, jos ja kun toimintasi myöhemmin kasvaa lakisääteisten rajojen yli.

Asiantuntijamme vinkki: Vaikka yhdenkertainen kirjanpito kuulostaa paperilla helpommalta, käytännössä kahdenkertainen kirjanpito nykyaikaisella ohjelmistolla on usein yrittäjälle selkeämpi ja turvallisempi valinta.

Lue myös kirjoitus: Kahdenkertainen vs. yhdenkertainen kirjanpito

Teenkö kirjanpidon itse vai ulkoistanko?

Vielä muutama vuosi sitten sääntö oli selvä: kirjanpito kannattaa aina ulkoistaa tilitoimistolle, jotta vältyt virheiltä. Nykyään automaatio on muuttanut pelisäännöt.

Konkreettinen esimerkki Pk-yrittäjän arjesta:

Sami on itsenäinen sähköasentaja. Ennen hän keräsi tukkukuitit autonsa kojelaudalle ja naputteli myyntilaskut Wordillä sunnuntaisin. Kerran kuussa hän kiikutti paperinipun kirjanpitäjälle ja maksoi tästä manuaalisesta työstä satoja euroja.

Nykyään Sami nappaa tukkukuitista kuvan puhelimella heti ostohetkellä. Kun keikka on valmis, hän lähettää e-laskun suoraan työmaalta asiakkaalle. Fiksu kirjanpito-ohjelma yhdistää saapuvat suoritukset oikeisiin laskuihin ja tiliöi kuitit automaattisesti. Sami tekee oman kirjanpitonsa siinä sivussa, lähes huomaamattaan, ja säästää tilitoimistokuluissa merkittävän summan.

Voit siis hyvin tehdä toiminimen kirjanpidon itse, kunhan sinulla on siihen oikeat työkalut. Moni yrittäjä myös yhdistää nämä kaksi: yrittäjä tekee itse laskutuksen ja kuittien käsittelyn, ja kirjanpitäjä tarkistaa tilanteen ohjelmistosta sekä hoitaa tilinpäätöksen ja veroilmoitukset.

Lue myös artikkeli: Kirjanpito-ohjelman valinta vuonna 2026: 5 asiaa, jotka tulee vaatia

3 yleisintä virhettä toiminimen kirjanpidossa, ja kuinka vältät ne

Tässä yleisimmät sudenkuopat, joihin moni uusi toiminimiyrittäjä lankeaa:

1. Yrityksen ja omien rahojen sekoittaminen

Lain silmissä toiminimen rahat ovat yrittäjän omia rahoja, ja siksi moni aloittaa liiketoiminnan käyttämällä omaa päivittäistä käyttötiliään myös yrityksen ostoihin ja myynteihin. Tämä on yksi suurimmista virheistä, jonka voit tehdä.

• Miksi tämä on ongelma? Kun yrityksen ja asiakkaiden maksut sekoittuvat henkilökohtaisiin ruokaostoksiin ja suoratoistopalveluiden maksuihin, kirjanpidon tekemisestä tulee painajaista. Joudut poimimaan tiliotteelta manuaalisesti yrityksen tapahtumat, mikä vie tuntikausia aikaa. Jos käytät tilitoimistoa, maksat kirjanpitäjälle kalliin tuntihinnan salapoliisityöstä.

• Ratkaisu: Avaa toiminimelle välittömästi oma, erillinen pankkitili ja hanki siihen liitetty maksukortti. Kun lisäät tämän tilin Passeli Meritiin, ohjelmisto hakee tiliotteen automaattisesti ja kohdistaa saapuvat suoritukset suoraan avoimiin myyntilaskuihin. Voit tehdä yrityksen ostot Passeli Meritiin integroidulla maksukortilla, jolloin kaikki yrityksen ostot on aina automaattisesti tehty yrityksen tililtä ja kuitit siirtyvät kirjanpitoon. Kirjanpitosi on käytännössä puoliksi tehty jo ennen kuin edes avaat ohjelmiston.

2. ALV-vähennysten ja kulukuittien unohtaminen

Moni yrittäjä ajattelee, että muutaman euron pysäköintilipun tai parin kympin toimistotarvikekuitin vieminen kirjanpitoon on "liikaa vaivaa". Tämä ajattelumalli tulee yrittäjälle yllättävän kalliiksi. Kadonnut kuitti on kirjaimellisesti suoraa tappiota lompakostasi.

• Esimerkki kadonneen kuitin hinnasta: Ostat yrityksellesi uuden työkalun tai tarvikkeen, joka maksaa 125,50 € (sis. 25,5 % ALV, eli 25,50 €). Jos hukkaat kuitin, menetät ensinnäkin oikeuden vähentää tuon 25,50 euron arvonlisäveron. Tämän lisäksi menetät oikeuden kirjata 100 euron nettohinnan yrityksesi kuluksi. Tämä tarkoittaa, että verotettava tuloksesi näyttää 100 euroa todellista suuremmalta, ja maksat tuosta olemattomasta tuloksesta turhaan tuloveroa. Yksi ruttaantunut kuitti maksoikin sinulle siis kymmeniä euroja!

• Ratkaisu: Älä kerää kuitteja lompakkoon tai auton kojelaudalle haalistumaan. Ota tavaksi napata kuitista kuva heti ostohetkellä Passeli Meritin mobiilisovelluksella. Kuva tallentuu sekunneissa suoraan ohjelmistoon oikealle paikalleen, ja varmistat, että saat jokaisen ansaitsemasi verovähennyksen täysimääräisenä.

3. Työkalujen aliarviointi (eli Excel-ansa)

Taulukkolaskentaohjelmat (kuten Excel tai Google Sheets) ovat loistavia työkaluja moneen asiaan, mutta toiminimen kirjanpitoon ne eivät enää nykypäivänä sovi. Moni valitsee taulukot säästääkseen kuluissa, mutta todellisuudessa Excel-kirjanpito syö yrittäjän arvokkainta resurssia: aikaa.

• Miksi Excel ei riitä? Taulukko on staattinen. Se ei varoita sinua näppäilyvirheistä, ei muistuta asiakkaan erääntyvästä laskusta, ei tuota automaattisia alv-laskelmia verottajalle eikä missään nimessä pysty lähettämään verkkolaskuja, joita yhä useampi yritysasiakas ja laki edellyttää. Lisäksi yksi vahingossa poistettu kaava voi vääristää koko vuoden tuloksen.

• Ratkaisu: Sähköinen taloushallinto ei ole vain isojen yritysten yksinoikeus. Passeli Merit on suunniteltu pienyrittäjän arkeen. Se yhdistää laskutuksen, kuittien hallinnan ja virheettömän kirjanpidon yhteen edulliseen pakettiin. Sinun ei tarvitse murehtia kaavojen toimivuudesta – ohjelmisto pitää huolen siitä, että luvut ovat aina oikein ja veroilmoitukset syntyvät napin painalluksella.

Toiminimen kirjanpito ilman stressiä - Miten ja millä?

Jotta voit keskittyä siihen, missä olet parhaimmillasi – eli omaan liiketoimintaasi – tarvitset ohjelmistokumppanin, joka hoitaa rutiinit taustalla.

Passeli Merit on suunniteltu juuri tähän tarpeeseen. Se on helppokäyttöinen, pilvipohjainen ratkaisu, joka ohjaa sinua tekemään asiat oikein.

• Automaatio hoitaa rutiinit: Pankkiyhteydet toimivat automaattisesti, ja tiliotteet kohdistuvat laskuihin ilman manuaalista työtä.

• Aina mukanasi: Voit hoitaa yrityksen ostot ohjelmaan integroidulla maksukortilla ja kuvata kuitit mobiilisovelluksella.

• Kasvaa kanssasi: Vaikka aloittaisit pienenä toiminimenä, ohjelmiston ominaisuudet eivät lopu kesken, jos toimintasi laajenee.

Lopeta kuittien perässä juokseminen ja ota taloutesi hallintaan fiksusti.
Tutustu, miten helppoa arki voi olla: Kokeile Passeli Meritiä ilmaiseksi 30 päivää